Les outils pour suivre à distance

Pour suivre les échanges professionnels à distance, ces outils sont à ma disposition dans mon entreprise :

• l’email
• la messagerie instantanée (avec ou sans vidéo)
• le partage de document (un outil qui permet de montrer notre écran ou un document à quelqu’un à distance) avec un numéro de téléphone sur lequel on peut échanger.
• un outil de visioconférence
• la prestation de retranscription écrite (pour moi)

Comment je communique ?

Déjà, le mail, c’est la com de base… on sait que ce n’est pas toujours suffisant pour travailler.

Quand on est 2 :

• messagerie instantanée
• outil de visio (quand la vidéo n’est pas hachée !)… quand je ne comprends pas la personne, je l’invite à s’exprimer par écrit dans le tchat de la visio.

Quand on est plus de 2, j’ai testé différents types de réunions :

>> avec la messagerie instantanée, des réunions silencieuses avec plusieurs personnes, oui ! cela s’est bien passé, comme quoi, on peut se passer de la voix pour décider.
Si vous voulez une réunion écrite à plusieurs, proposez-le aux participants à l’avance pour ne pas les prendre au dépourvu.

>> réunion téléphonique avec plusieurs personnes (partage d’un fichier, visioconférence…) : je suis OBLIGÉE de réserver la prestation de retranscription écrite pour suivre les échanges, et j’utilise ma voix.
Je peux utiliser le tchat pour écrire une question, une remarque…

Alors, sur mes 2 écrans d’ordinateur, plusieurs fenêtres sont affichées :

• partage d’un document ou / et de visio,
• retranscription écrite,
• messagerie instantanée.

Généralement, je mets toutes les fenêtres sur mon plus grand écran. Ainsi, j’ai une vue globale devant moi.

Vous imaginez bien que cela me demande plus de concentration pour gérer toutes ces fenêtres qu’à une personne lambda.

Pratiquer & apprendre

J’ai aussi appris à m’exprimer à distance. J’étais désemparée quant à nos codes de communication orale auxquels je n’étais pas du tout habituée.

En pratiquant, j’apprends à m’exprimer, à faire la transition en passant à un autre sujet (je n’y arrive pas toujours, assez difficile), à savoir quand intervenir dans une discussion (je coupe encore la parole !)…

Mon équipe a aussi appris à s’adapter vis-à-vis de moi : ne pas me couper la parole non plus, attendre que je finisse de parler, ne pas parler trop vite, attendre quelques secondes de plus que je lise la retranscription écrite avec quelques secondes de décalage, que je réponde ensuite…

J’ai même demandé à mes amies sourdes comment elles se débrouillent en télétravail, leurs équipements pour participer à une réunion. Cela m’a beaucoup aidée à prendre du recul, à trouver ce qui me va le mieux.

Aujourd’hui, même après le 2ème confinement, je n’ai pas fini d’apprendre… et les collègues entendants non plus ! il y en a qui sont mal à l’aise avec certains outils.
On pratique ensemble, on découvre des outils, des fonctionnalités qui nous conviennent ou non… pour arriver à une situation idéale pour communiquer tous ensemble.

S’adapter

On pense qu’on a de la chance car on a tous ces outils à notre dispo mais, en réalité, c’est plus compliqué que ça.

Par exemple, quand je reçois une invitation pendant laquelle je risque d’intervenir, je demande généralement à l’organisateur de la réunion, l’utilisation d’un outil de visio pour que je puisse parler de vive voix.
Parfois, pour problème de connexion, l’organisateur préfère ne pas prendre un outil de visio si mon intervention dure 5 min pour un call d’1 heure. La personne parle à ma place (après avoir pris connaissance de mes infos) et je peux m’exprimer par le tchat.

En effet, je n’utilise pas mon téléphone pour appeler à un numéro de tél. Je peux… mais, aujourd’hui, je n’en ai pas envie.

Pour la petite anecdote : un jour, sur un pont téléphonique, j’ai appelé avec mon téléphone et la personne qui retranscrit, était aussi là.
Mais :
regarder les différentes fenêtres dont j’ai parlé
+ animer la réunion moi-même
+ faire attention à ma voix
+ articuler
+ ne pas trop éloigner mon tél de ma bouche…

Une grosse charge mentale ! cela m’a bien épuisée ! avec les acouphènes pour compagnie…

Ça va dans les deux sens

Je me suis débrouillée comme j’ai pu, pour mes projets. Pas seulement grâce à ces outils formidables ou à la retranscription écrite (qui, j’avoue, est indispensable pour mes 80% de réunions hebdomadaires ! les 20% passent par les mails ou la messagerie instantanée).

J’ai appris avec mes collègues et managers, à utiliser les différents outils, à trouver ceux qui nous conviennent le mieux, à m’exprimer davantage sur mon ressenti, mes besoins spécifiques (j’avoue que ce n’est pas fini).

C’est aussi grâce à eux qui s’adaptent en retour à ma situation, qui comprennent ma situation spéciale.

Ça va simplement dans les deux sens.